Resumen del trabajo:
El Especialista Administrativo proporciona apoyo administrativo de alto nivel para garantizar el funcionamiento eficiente de la organización. Esta función implica la gestión de las actividades de la oficina, el manejo de la correspondencia, el mantenimiento de registros y el apoyo al personal superior con diversas tareas.

Responsabilidades clave:

1. Gestión de oficinas:
- Supervisar las operaciones diarias de la oficina, incluida la gestión de suministros y equipos de oficina.
- Asegúrese de que el entorno de la oficina esté organizado, limpio y propicio para la productividad.
- Coordinar y programar reuniones, citas y arreglos de viaje para el personal y los ejecutivos.

2. Apoyo administrativo:
- Proporcionar apoyo administrativo a ejecutivos, gerentes y otro personal según sea necesario.
- Preparar, formatear y corregir correspondencia, informes y otros documentos.
- Manejar las comunicaciones entrantes y salientes, incluidas las llamadas telefónicas, los correos electrónicos y el correo.
- Mantener y actualizar los sistemas de archivo y las bases de datos, asegurando que la información sea precisa y confidencial.

3. Coordinación del proyecto:
- Ayudar con la planificación y ejecución de proyectos y eventos especiales.
- Realizar un seguimiento del progreso y los plazos del proyecto, asegurando la finalización oportuna de las tareas.
- Servir de enlace con las partes interesadas internas y externas para recopilar información y coordinar las actividades del proyecto.

4. Servicio al cliente:
- Servir como primer punto de contacto para visitantes y clientes, proporcionando una experiencia profesional y acogedora.
- Abordar y resolver consultas o problemas de manera oportuna.
- Gestione la programación de citas y coordine las interacciones con los clientes.

5. Mantenimiento de registros:
- Mantener registros precisos y actualizados, incluidos documentos financieros, contratos y archivos de cumplimiento.
- Manejar la información confidencial con discreción y de acuerdo con las políticas de la organización.

6. Mejora de procesos:
- Identificar y recomendar mejoras en los procesos administrativos y flujos de trabajo.
- Implementar nuevos procedimientos para mejorar la eficiencia y la eficacia.

Calificaciones:

- Educación: Preferiblemente título de asociado o licenciatura en administración de empresas o campo relacionado.
- Experiencia: Experiencia comprobada en un rol administrativo, con un mínimo de [X] años preferiblemente.
-Habilidades:
- Fuertes habilidades organizativas y multitarea.
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
- Dominio de Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint) y otro software relevante.
- Capacidad para manejar información sensible y confidencial con discreción.
- Atención al detalle y gran capacidad de resolución de problemas.
- Atributos: Comportamiento profesional, actitud proactiva y capacidad para trabajar tanto de forma independiente como en equipo.

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